Trong các sự kiện như hội chợ thương mại, triển lãm, hội trại, ngày hội mua sắm hay chương trình giới thiệu sản phẩm, việc ký kết hợp đồng thuê gian hàng là bước quan trọng giúp đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ giữa bên thuê và bên cho thuê. Một bản hợp đồng rõ ràng, đầy đủ điều khoản không chỉ giúp quá trình triển khai thuận lợi mà còn hạn chế tối đa rủi ro phát sinh trong suốt thời gian diễn ra sự kiện.
Hợp đồng thuê gian hàng là văn bản thỏa thuận pháp lý giữa hai bên: bên cho thuê (đơn vị tổ chức sự kiện, chủ mặt bằng) và bên thuê (doanh nghiệp, cá nhân, tổ chức muốn trưng bày, bán hàng, quảng bá thương hiệu tại sự kiện). Nội dung hợp đồng sẽ quy định rõ thông tin về gian hàng, thời gian thuê, chi phí, nghĩa vụ và quyền lợi của các bên.
Tham gia hội chợ thương mại, hội chợ xuân, hội chợ việc làm.
Thuê gian hàng tại triển lãm chuyên ngành.
Thuê không gian trong trung tâm thương mại, siêu thị, Vincom, Aeon Mall…
Tổ chức gian hàng trò chơi, ẩm thực tại hội trại, lễ hội cộng đồng.
Các sự kiện quảng bá thương hiệu, giới thiệu sản phẩm…
Dù quy mô lớn hay nhỏ, việc ký hợp đồng là bước cần thiết để bảo vệ quyền lợi đôi bên, đặc biệt khi có phát sinh tranh chấp.
Tham khảo thêm>> https://avicom.vn/thiet-ke-thi-cong-gian-hang-hoi-cho-trien-lam
Một bản hợp đồng thuê gian hàng tiêu chuẩn cần đảm bảo đầy đủ các điều khoản sau:
Tên công ty/tổ chức/cá nhân, người đại diện.
Địa chỉ, mã số thuế (nếu có), số điện thoại, email liên hệ.
Kích thước gian hàng, vị trí, số hiệu (nếu có).
Loại gian hàng: tiêu chuẩn, đặc biệt, ngoài trời, trong nhà…
Cơ sở vật chất đi kèm: bàn ghế, đèn, quạt, điện, bảng tên…
Ngày bàn giao, ngày bắt đầu – kết thúc sử dụng gian hàng.
Thời gian thi công, tháo dỡ (nếu có).
Tổng chi phí thuê.
Các khoản phí phát sinh (nếu có): điện, nước, phí vệ sinh…
Thời hạn, hình thức thanh toán (chuyển khoản, tiền mặt…).
Bên cho thuê: đảm bảo giao mặt bằng đúng thời gian, hỗ trợ kỹ thuật.
Bên thuê: sử dụng đúng mục đích, giữ gìn vệ sinh, an toàn cháy nổ…
Trường hợp vi phạm cam kết (không thanh toán đúng hạn, sử dụng sai mục đích…).
Mức phạt và bồi thường thiệt hại.
Hiệu lực hợp đồng.
Trường hợp bất khả kháng.
Giải quyết tranh chấp.
Đọc kỹ điều khoản trước khi ký.
Thỏa thuận rõ các chi tiết liên quan đến mặt bằng, tiện ích, bảo hiểm tài sản.
Kiểm tra tư cách pháp lý của bên cho thuê.
Lưu giữ hợp đồng bản giấy hoặc điện tử, có chữ ký và đóng dấu đầy đủ.
Nếu sự kiện có bên thứ ba (nhà tổ chức, đơn vị thi công…), cần ghi rõ trong hợp đồng.
Bảo vệ quyền lợi pháp lý: Tránh hiểu lầm, đảm bảo sự công bằng.
Dễ dàng xử lý tranh chấp: Có căn cứ rõ ràng khi phát sinh sự cố.
Chuyên nghiệp hóa quy trình tổ chức: Gây thiện cảm với đối tác và khách hàng.
Tạo sự minh bạch trong tài chính và trách nhiệm.
Một bản hợp đồng thuê gian hàng rõ ràng, đầy đủ thông tin là nền tảng cho sự hợp tác thành công giữa đơn vị tổ chức và doanh nghiệp tham gia hội chợ. Đây là bước quan trọng không nên xem nhẹ, đặc biệt với những sự kiện có quy mô lớn hoặc liên quan đến thương hiệu.
Nếu bạn đang tìm kiếm đối tác uy tín trong lĩnh vực thiết kế – thi công gian hàng hội chợ kèm tư vấn pháp lý, hãy liên hệ ngay với https://avicom.vn/ – đơn vị thiết kế thi công gian hàng triển lãm chuyên nghiệp, luôn đồng hành cùng bạn từ khâu ý tưởng đến hoàn thiện toàn diện hợp đồng và không gian trưng bày.